3-6　データの並べ替え

Excelの表で、例えば住所録の氏名を五十音順に並べ替えるとか、「お小遣い帳」のデータを日付順に並べ替えるとかの操作が必要になる場合があります。
Excelを簡易データベースとして使用している場合は、「行」の事を「レコード」とも言います。ここでは、このレコード単位での並べ替えの方法を書きます。

［住所録の並べ替え］
パソコンの文字は、16進数で表された「コード番号」で管理されています。（16進数は1桁を「0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B,C,D,E,F」で表します）
例えば「あ」のコード番号は[82A0]で、「い」は「82A2]となります。
Excelで並べ替えを行なうと、この「コード番号」順に並べ替えを行ないます。

数字は1,2,3,…、アルファベットはA,B,C,…、カタカナ、平仮名は、あ,い,う,…、と言うようにコード番号も順に付けられています。しかし、漢字は一つの漢字でも色々な読み方をします。原則は音読みでコード番号が付けられているので、名前の読み方の五十音順には並べ替えが行われません。
住所録などの氏名を五十音順に並べ替えを行ないたい場合は、必ず「ふりがな」の項目をもうけておき、その項目で並べ替えを行ないます。

サンプル住所録で、A列に「姓」、B列に「名」、C列に「ふりがな」、が入力されています。
単純に、全レコードを氏名で五十音順に並べ替えたい場合は次のようにします。

１．「ふりがな」の項目名が書かれたC1のCellを選択しておきます。

２．[Alt],[D]キーを押してメニューバーの「データ(D)」のプルダウンメニューを出します。

３．[下カーソル]キーで「並べ替え」を選択して[Enter]キーを押します。

４．並べ替えのダイアログが出ます。次の項目があります。各項目は[Tab]キーで移動します。

• 「最優先されるキー ふりがな」「昇順」
• 「2 番目に優先されるキー」「昇順」
• 「3 番目に優先されるキー」「昇順」

上の3項目はそれぞれ、[上下カーソル]キーで「項目名」や「列名」が選択出来ます。
最初にC列の「ふりがな」の項目を選択していたので、「最優先されるキー ふりがな」だけが「ふりがな」の項目名になっています。
「昇順」は「あ行」から「わ行」に向かって並べます。「降順」は逆に「わ行」の下から「あ行」に向かって並べます。通常は、五十音順に並べ替えるので「昇順」を選択します。

５．[Tab]キーを押して行きます。「タイトル行(R)」と読むところがあります。[上下カーソル]キーで「データ(W)」と交互に選択出来ます。
簡易データベースで表の1行目に項目名が書いてある場合は「タイトル行(R)」を選びます。これを選択することによって、1行目の項目名は並べ替えの対象にはなりません。「データ(W)」を選択すると、1行目の項目名のデータも並べ替えの対象になります。（Excel2000では「データ」の項目は「値」になっています）。その場合は、「最優先されるキー 列 C」という具合に列名で選択出来ます。

６．「2 番目に優先されるキー」、「３ 番目に優先されるキー」を説明します。
例えば、上の住所録で色々な「都道府県」に住んでいる人が登録されていて、まず各都道府県の人をまとめたい場合は、次のようにします。
「最優先されるキー」で、[上下カーソル]キーで「都道府県」の項目を選びます。
次に「2 番目に優先されるキー」で、[上下カーソル]キーで「市区町村」を選択します。
次に「3 番目に優先されるキー」で、[上下カーソル]キーで「ふりがな」を選択します。
この条件で並べ替えを行なうと、まず都道府県別に並べ替え、さらにその都道府県の中を市区町村で並べ替え、その市区町村の中で「ふりがな」の五十音順に並べ替えます。

７．[Tab]キーで「OK」まで行き[Enter]キーを押すと、並べ替えが実行されます。

並べ替えを行うときは、表の途中に空白の列があると二つの表と判断されるので、必ず連続した列にして表を作成してください。

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