3-9 データの絞り込み表示(オートフィルタ)

住所録のデータが沢山たまってきた時に、その中から東京都に住む人だけを絞り込んで表示することが出来ます。また東京都に住む人の中から、更に女性だけを絞り込んで表示することも出来ます。これは大変便利な機能ですが、PC-Talkerは読みません。現在のスクリーンリーダーではXp-Readerとフォーカストークで出来ます。

[オートフィルタを使った絞り込み]

サンプル住所録を使って行なってみます。

1.[Alt],[D]キーを押してメニューバーの「データ(D)」のプルダウンメニューを出します。

2.[下カーソル]キーで「フィルタ(F)」を選択して[右カーソル]キーでサブメニューを出します。

3.[上下カーソル]キーで「オートフィルタ(F)」を選択します。通常はここで「チェック」と言いません。

4.この「オートフィルタ(F)」で[Enter]キーを押します。プルダウンメニューが閉じますが、「オートフィルタ(F)」の項目にチェックが付き、オートフィルタモードになります。

5.このオートフィルタモードで絞り込みたい項目名を選択します。東京都に住む人だけを絞り込み選択する場合は、[E1]Cellの「都道府県」を選択します。必ず一行目の項目名の行で選択して下さい。

6.[Alt+下カーソル]キーを押すと、リストが開きます。[下カーソル]キーを押して行くと次のようになっています。
「全て」、「トップテン」、「オプション」、その下に「東京都」、「神奈川県」などとその列に入力されているデータのリストが出てきます。

7.東京都に住む人だけを絞り込みたい場合は、「東京都」を選択して[Enter]キーを押します。

8.画面に「都道府県」の項目で「東京都」と入力されたレコードだけが表示されます。

注意としては、表の途中に空白のレコード(行)があると絞り込みはそのレコードまでとなります。

[この中から更に女性だけを絞り込む]

1.東京都の絞り込み表示されたSheetで1行目の項目の行に移動します。[Ctrl+上カーソル]キーを使うと速く戻ります。

2.[左右カーソル]キーで「性別」の項目名を選択します。

3.[Alt+下カーソル]キーを押してリストを開きます。

4.[下カーソル]キーで入力された「女」を選択して[Enter]キーを押します。

更に、東京都に住む人の中から女性だけのレコードが抽出されます。「男」を選択すれば、男性のレコードだけが抽出されます。読み上げるアドレスの行番号は、元の行番号のままです。

[リストに出てくるオプションの使い方]

項目名の「市区町村」の中で「八王子市」に住んでいる人だけを絞り込む場合は、「市区町村」の項目名で[Alt+下カーソル]キーを押したときに出てくる「オプション」を使います。入力されたリストには、町名も書かれていますので、これを選択したのでは、八王子市の他の町に住んでいる人は抽出出来ません。

1.「市区町村」の項目名を選択します。

2.[Alt+下カーソル]キーでリストを出します。

3.[下カーソル]キーで「オプション」を選択して[Enter]キーを押します。

4.絞り込みたいデータを記入するダイアログがでます。
ここでは、[*]や[?]のワイルドカードが使えます。[*]は文字列の代用になり、[?]は一文字の代用になります。

5.最初のエディットボックスに「八王子市*」と入力します。

6.[Tab]キーで「OK」まで行き[Enter]キーを押します。

7.八王子市に住んでいる人だけが抽出されます。

この抽出されたレコードをコピーして、他のSheettに貼り付ければ、八王子市に住んでいる人だけの住所録のSheetができます。ただしこの場合、列幅はコピーされませんので注意してください。

[オートフィルタの解除]

元のSheetに戻すのは次のようにします。

1.[Alt],[D]キーを押してメニューバーの「データ(D)」のプルダウンメニューを出します。

2.[下カーソル]キーで「フィルタ(F)」を選択して[右カーソル]キーでサブメニューを出します。

3.[上下カーソル]キーで「オートフィルタ(F)」を選択します。チェックが付いていれば、オートフィルタモードですので[Enter]キーを押します。

オートフィルタモードが解除されて、元のデータが表示されます。

このオートフィルタの機能は住所録だけではなくて、集まりの出欠表などで出席する人だけを抽出するなど、色々と便利に使えます。


前の項目へ 視覚障害者のためのExcel講座へ戻る 次の項目へ